We stonden met drie van onze AI-experts: Peter-Jan Vos, Herbert van den Heuvel en Rutger Stoel op het Powerhouse
Van Spaendonck-event. We gaven de deelnemers een herkenbaar praktijkprobleem, waarmee ze zelf aan de slag gingen. De vragen die daaruit kwamen, spelen in veel organisaties, en misschien ook in de jouwe.
Een verzuimdossier als vertrekpunt
Maak kennis met Apex Consulting: een fictief bedrijf van zo’n 50 medewerkers, met een HR-afdeling van precies één persoon. Denise regelt het verzuim tussen haar andere taken door, en daar valt nu ook Bram onder, die al een tijd ziek is. Wie zijn dossier zoekt, moet door de mail, een Excelbestand en een stapel losse aantekeningen. Hoe het verder moet met Bram weet niemand, en om toch overzicht te houden zet Denise een paar AI-tools in.
We legden de deelnemers drie stellingen voor: over adoptie en governance, over data en over de vastlegging van processen rond langdurige uitval. Daarna was het aan hen: iedereen koos zelf welke stelling hij wilde bespreken.
Apex scoort rood op overzicht
Bij adoptie en governance ging het gesprek al snel over welke AI-tools er eigenlijk worden gebruikt en of IT daar zicht op heeft. Op een papieren thermometer gaven de deelnemers Apex een score, en die kwam ver in het rood uit: niemand wist welke tools Denise inzette.
Toen draaiden we de spiegel om: hoe scoort je eigen organisatie? Een ondernemer was positief: “We spreken elkaar elke dag en kunnen snel schakelen.” Hij zag ook dat die korte lijnen lastiger worden zodra een bedrijf groeit. De les uit deze stelling: leg vooraf vast waar je AI wel en niet voor gebruikt, ook als je denkt dat je geen AI gebruikt. De software waarmee je werkt en externe partijen doen dat vaak wel.
“Er ligt altijd informatie buiten de systemen”
Bij de stelling over data lag de verleiding voor de hand: alle informatie in een AI-tool zetten en een overzicht laten maken.
Peter-Jan, die ruim tien jaar datateams leidde bij Tata Steel, legde uit waarom je daar voorzichtig mee moet zijn: “Imperfecties in data en processen zijn er altijd. Er ligt altijd informatie buiten de systemen.”
Volgens Peter-Jan zet iemand de gegevens uiteindelijk toch even in een Excel en mailt die rond, ook in een strak ingericht proces. Daarna is niet meer zeker of je het bestand kunt herleiden naar de bron, en een AI-tool kan niet altijd uitleggen hoe hij tot zijn antwoord kwam.
AI kan ook hallucineren en met grote stelligheid iets beweren dat niet klopt. Zo leerden de deelnemers om niet blind te vertrouwen op de uitkomst en te weten waar hun data vandaan komt. Daarmee begint AI verantwoord inzetten bij je bronnen.
Processen gaan voor de tool
Zo kwam de derde stelling vanzelf op tafel. Een HR-adviseur sprak hardop uit wat meer deelnemers zich afvroegen: zou je AI in deze case überhaupt inzetten? Voor Peter-Jan raakte die vraag de kern van de hele oefening:
“Bedenk waar AI kan ondersteunen en waar de mens de gatekeeper blijft. Maar voordat je zover bent, moeten de processen kloppen.”
Voor Denise betekent dat eerst orde scheppen in het dossier.
“Pas als de informatie herleidbaar en actueel is, ben je zelf in controle,” legde Peter-Jan de groep uit. Bij HR-processen met persoonsgegevens is die controle de ondergrens.
De mens blijft aan zet
De deelnemers waren kritisch over de rol van AI in verzuim. “Maakt AI een fout, dan wordt het snel riskant, want het gaat om persoonsgegevens,” zei een van hen.
Een systeem legt de ziekmelding vast, maar hoe Bram zich voelt en wat hij nodig heeft, staat er niet in. Voor Apex kwam de groep daarom uit bij twee menselijke acties: contact opnemen met Bram en Denise vragen wat zij nodig heeft.
Herbert van den Heuvel, die bij ons professionals traint in het gebruik van AI in hun dagelijkse werk, kijkt er zo naar:
“AI is geen hype, maar een hulpmiddel. Het maakt je werk niet ingewikkelder, maar juist lichter, mits je weet hoe je het slim inzet.”
Voor HR-professionals als Denise zit die lichtere werkdag in een goed ingericht proces, waardoor er tijd overblijft voor het gesprek dat geen tool overneemt.
Herken je Apex in je eigen organisatie?
Apex bestaat niet, maar de situatie bleek herkenbaar. Een dossier dat over drie plekken verspreid ligt, een collega die het verzuim erbij doet en AI-tools waarvan niemand precies weet wie ze gebruikt. Wij zien dat in kleine bedrijven net zo goed als in grote organisaties.
Je hoeft er niet bij te zijn geweest om dezelfde oefening in je eigen team te doen. Leg de drie stellingen op tafel, laat iedereen een score geven op een thermometer en kijk waar jullie in het rood staan.
Zo kun je zelf AI verantwoord inzetten
Leg je de gesprekken naast elkaar, dan tekent zich een volgorde af in vijf stappen:
- Maak een lijst van alle AI-tools die in je organisatie draaien, ook die van externe partijen en in de software die je al gebruikt.
- Spreek af voor welke taken AI wel ingezet mag worden, en voor welke niet.
- Check bij elke databron waar die staat, hoe actueel hij is en of je hem kunt herleiden.
- Wijs aan waar een collega het laatste woord houdt, zeker als het om persoonsgegevens gaat.
- Geef iemand de taak om die afspraken te bewaken.
Een deelnemer benoemde ook de praktische kant: inventariseren kost tijd naast het gewone werk, en processen op orde brengen is een investering die verder gaat dan één medewerker.
Daarom werkt het het best als je er samen met je team prioriteit van maakt en bij stap één begint.
Templates en checklists voor je eigen organisatie
We hebben de materialen uit de sessie voor je klaargezet, zodat je AI verantwoord inzetten stap voor stap kunt aanpakken. Download de templates en checklists uit onze Powerhouse-sessie en loop ze door met je team.
Wil je eerst sparren over hoe je dit gesprek in jouw organisatie voert? Neem contact op met Marianne Noiman.
Auteur
Rutger Stoel
Rutger Stoel is een strategisch adviseur en spreker die organisaties helpt om technologische ontwikkelingen, zoals AI, te vertalen naar keuzes die werken in de praktijk.
