Door Barbara Pals | 1 mei 2026
“Waarom projecten vastlopen heeft zelden met de planning te maken, zegt Academy trainer Barbara Pals: ‘We bombarderen in de praktijk heel veel opdrachten tot projecten, terwijl ze dat eigenlijk niet zijn.'”
Barbara zegt het met een glimlach, maar ze meent het. Ze heeft het te vaak gezien. De spoedklus die een projectnaam krijgt. Het initiatief dat op de agenda belandt zonder dat iemand heeft nagedacht over wie de opdrachtgever is. De aanpak die halverwege vastloopt omdat de start nooit goed is gemaakt.
Na twintig jaar werken in project-, programma- en implementatiemanagement bij organisaties als ANWB, Post NL, Rabobank en de Dierenbescherming kent ze het patroon. Het begint bijna nooit bij de planning. Het begint eerder, bij de vraag die niemand stelt.
De vraag die de meeste teams overslaan
Voordat Barbara ook maar iets zegt over fasering, planning of stakeholders, stelt ze één vraag: wanneer wil je iets eigenlijk projectmatig aanpakken?
“Dat lijkt een simpele vraag, maar in de praktijk zie je dat we heel veel dingen tot projecten bombarderen terwijl het dat eigenlijk niet zijn.”
Het is de vraag die de meeste teams overslaan. Een initiatief krijgt een naam, een trekker en een deadline. En dan gaat iedereen aan de slag. Zonder helder doel, iemand die eindverantwoordelijkheid draagt of afspraken over wat er gebeurt als de omstandigheden veranderen.
Dat Barbara dit patroon herkent, is niet verrassend. Onderzoek van the Standish Group, die al dertig jaar projectresultaten wereldwijd volgt, laat zien dat slechts 31% van de projecten succesvol wordt afgerond.
De drie belangrijkste succesfactoren die steeds terugkomen: betrokkenheid van gebruikers, steun van het management en een heldere probleemstelling. Niet de planning. Niet de methodiek.
Het gevolg is voorspelbaar. Zodra het misgaat, is er niemand die knopen doorhakt. Het project verzandt in overleg. Of het wordt stilletjes afgeschaald zonder dat iemand het hardop zegt.
Dus hoe weet je of je iets projectmatig moet aanpakken? De beslisboom hieronder helpt je in minder dan een minuut bepalen of een projectmatige aanpak bij jouw situatie past.
Projectmanagement gaat over mensen, niet over tools
Heb je voor jezelf bepaald dat een projectmatige aanpak nodig is? Dan komt de volgende uitdaging. Want weten dat iets een project is, is één ding. Het daadwerkelijk in goede banen leiden is een ander verhaal.
Veel mensen die projecten trekken, hebben geen formele zeggenschap over de collega’s om hen heen. Ze zijn afhankelijk van teamleden met andere prioriteiten, managers die niet altijd beschikbaar zijn en stakeholders die wel verwachtingen hebben maar weinig tijd.
De instrumentele kant zit volgens Barbara meestal wel goed. De uitdaging zit niet in de methodiek, maar in de samenwerking.
In de praktijk gaat het vaak zo:
“Ik heb een opdracht, ik ben projectleider, ik moet dat tot een goed einde brengen. Resultaten opleveren, mensen tevreden houden, binnen budget en planning blijven. Dat is de opgave. En vanuit daar kijk je naar projectmanagement: aan welke knoppen moet ik draaien, hoe houd ik controle, hoe zorg ik dat het team lekker kan werken?”
Die knoppen hebben weinig met tools te maken. Ze zitten in de gesprekken die je voert voordat de vergadering begint.
“Hoe stuur je een team aan zonder hiërarchische verantwoordelijkheid, schakel je goed met je opdrachtgever en betrek je stakeholders? Dat zijn de vragen waar het om gaat.”
En dan is er nog iets wat Barbara vaak ziet maar zelden wordt benoemd. Organisaties sturen hun projectleiders op training, maar vergeten de opdrachtgever mee te nemen.
“Als je het daadwerkelijk een stap verder wil brengen, moet je ook de opdrachtgever meenemen. Wat is zijn of haar rol? Wat hoort daarbij?”
Zolang die vragen onbeantwoord blijven, lost een training weinig op.
Leren van elkaar is waardevol
Maar samenwerking gaat niet alleen over de opdrachtgever. Het begint al in de trainingsruimte. Want een van de meest onderschatte bronnen van leren is niet de trainer, maar de groep zelf.
Een van de dingen die Barbara het meest waardeert in haar trainingen is wat er tussen deelnemers onderling gebeurt.
“We lopen allemaal tegen problemen aan als we projecten doen. Het is soms heel fijn om te zien dat jij niet de enige bent met dat probleem, ook al zit iemand in een heel andere branche.”
Ze komt mensen tegen die ICT-projecten leiden, evenementen organiseren, procesoptimalisaties begeleiden of afdelingen samenvoegen. Heel verschillend op het eerste gezicht. Maar de hobbels die ze tegenkomen, lijken opvallend veel op elkaar.
“Ik reik veel aan, maar we leren ook veel van elkaar. Daar ben ik ook voor: om dat gesprek op gang te brengen.”
Dat vraagt wel iets van de sfeer in de groep. Barbara besteedt bewust aandacht aan veiligheid, want leren gaat verder dan theorie opnemen.
“Leren is ook gewoon leuk. Het mag gezellig zijn, er mag gelachen worden. Maar dat betekent ook dat je iets moet doen aan veiligheid in een groep, dat mensen hun eigen kwetsbaarheid durven te laten zien.”
Ze doet dat onder andere door haar eigen kwetsbaarheid te laten zien.
“Ondanks mijn jarenlange ervaring, gaan er bij mijn projecten ook wel eens dingen mis. Dat is juist goed om te laten zien. Want dan draait het erom: wat haal ik hier nou uit, wat kan ik anders doen, wat kan ik er zelf van leren?”
De laatste fase is de meest onderschatte
Wat in de trainingsruimte geldt, geldt ook op de werkvloer. Reflectie en bewuste afsluiting zijn geen luxe. Ze zijn de basis van een project dat iets achterlaat. Toch is de laatste fase van een project de meest onderschatte.
Projecten die goed beginnen en soepel verlopen, stranden vaak alsnog bij de afronding. Niet omdat er iets misgaat, maar omdat iedereen al verder is gegaan voordat het project officieel is afgesloten.
“Veel projecten ronden nooit af of gaan in het luchtledige op. Dus ook die laatste fase markeren we goed.”
Een bewuste afronding is niet een feestje of een evaluatieformulier. Het is het moment waarop je vastlegt wat je hebt geleerd, de overdracht organiseert en het team de ruimte geeft om los te laten. Het verschil tussen een organisatie die na elk project iets opbouwt, en een organisatie die steeds opnieuw bij nul begint.
Sterker worden als projectleider?
Bij Next Ground Academy geeft Barbara de tweedaagse training Projectmanagement Basis. Je werkt aan de hand van je eigen project, oefent met de situaties die je in de praktijk tegenkomt en leert van de ervaringen van anderen in de groep.
“Ik vind het gewoon belangrijk dat iedereen die een training heeft gevolgd denkt: daar heb ik iets aan in mijn eigen werk, daar kan ik morgen mee aan de slag.”
De training is bedoeld voor professionals met een sturende rol in projecten: als projectleider, coördinator of adviseur, met tot ongeveer vijf jaar ervaring. Je bent op het moment van de training bezig met een project of staat op het punt er één te starten.
Barbara verdwijnt niet zodra de training voorbij is. Via mentorship blijft de lijn open voor de vragen die pas opkomen als je weer achter je bureau zit.
Bekijk het programma en schrijf je in via de trainingspagina. Of neem contact op met Marianne Noiman als je eerst wilt sparren over wat jouw situatie vraagt.
Benieuwd naar Barbara’s aanpak in de praktijk? In de video hieronder vertelt ze meer over hoe ze traint en wat haar drijft.