“Waarom projecten vastlopen heeft zelden met de planning te maken, zegt Academy trainer Barbara Pals: ‘We bombarderen in de praktijk heel veel opdrachten tot projecten, terwijl ze dat eigenlijk niet zijn.'”
Barbara zegt het met een glimlach, maar ze meent het. Ze heeft het te vaak gezien. De spoedklus die een projectnaam krijgt. Het initiatief dat op de agenda belandt zonder dat iemand heeft nagedacht over wie de opdrachtgever is. De aanpak die halverwege vastloopt omdat de start nooit goed is gemaakt.
Na twintig jaar werken in project-, programma- en implementatiemanagement bij organisaties als ANWB, Post NL, Rabobank en de Dierenbescherming kent ze het patroon. Het begint bijna nooit bij de planning. Het begint eerder, bij de vraag die niemand stelt.
In onze video vertelt Barbara meer over haarzelf
Waarom projecten vastlopen begint bij de verkeerde vraag
Voordat Barbara ook maar iets zegt over fasering, planning of stakeholders, stelt ze één vraag: wanneer wil je iets eigenlijk projectmatig aanpakken?
“Dat lijkt een simpele vraag, maar in de praktijk zie je dat we heel veel dingen tot projecten bombarderen terwijl het dat eigenlijk niet zijn.”
Het is de vraag die de meeste teams overslaan. Een initiatief krijgt een naam, een trekker en een deadline. En dan gaat iedereen aan de slag. Zonder helder doel. Zonder iemand die eindverantwoordelijkheid draagt. Zonder afspraken over wat er gebeurt als de omstandigheden veranderen.
Dat Barbara dit patroon herkent, is niet verrassend. Onderzoek van the Standish Group, die al dertig jaar projectresultaten wereldwijd volgt, laat zien dat slechts 31% van de projecten succesvol wordt afgerond.
De drie belangrijkste succesfactoren die steeds terugkomen: betrokkenheid van gebruikers, steun van het management en een heldere probleemstelling. Niet de planning. Niet de methodiek.
Het gevolg is voorspelbaar. Zodra het schuurt, is er niemand die knopen doorhakt. Het project verzandt in overleg. Of het wordt stilletjes afgeschaald zonder dat iemand het hardop zegt.
Waarom projecten vastlopen begint bij de verkeerde aanpak van sturen
Veel mensen die projecten trekken, hebben geen formele zeggenschap over de mensen om hen heen. Ze zijn afhankelijk van collega’s met andere prioriteiten, van managers die niet altijd beschikbaar zijn en van stakeholders die wel verwachtingen hebben maar weinig tijd.
Barbara ziet het steeds terug als ze onderzoekt waarom projecten vastlopen: projectleiders zijn goed voorbereid op de instrumentele kant. Ze weten hoe ze een planning opstellen en een risicolog bijhouden. Maar de echte uitdaging zit in de gesprekken die je voert voordat de vergadering begint.
“Ik heb een opdracht, ik ben projectleider, ik moet dat tot een goed einde brengen. Resultaten opleveren, mensen tevreden houden, binnen budget en planning blijven. Dat is de opgave. En vanuit daar kijk je naar projectmanagement: aan welke knoppen moet ik draaien, hoe houd ik controle, hoe zorg ik dat het team lekker kan werken?”
Dat vraagt om meer dan een methodiek.
“Hoe stuur je een team aan zonder hiërarchische verantwoordelijkheid? Hoe schakel je goed met je opdrachtgever? Hoe betrek je stakeholders? Dat zijn de vragen waar het echt om gaat.”
En dan is er nog iets wat Barbara vaak ziet maar zelden wordt benoemd: organisaties sturen hun projectleiders op training, maar vergeten de opdrachtgever mee te nemen.
“Als je het echt een stap verder wil brengen, moet je ook de opdrachtgever meenemen. Wat is zijn of haar rol? Wat hoort daarbij?”
Zolang die vraag onbeantwoord blijft, lost een training weinig op.
Leren van elkaar is minstens zo waardevol als leren van de trainer
Een van de dingen die Barbara het meest waardeert in haar trainingen is wat er tussen deelnemers onderling gebeurt.
“We lopen allemaal tegen problemen aan als we projecten doen. Het is soms heel fijn om te zien dat jij niet de enige bent met dat probleem, ook al zit iemand in een heel andere branche.”
Ze komt mensen tegen die ICT-projecten leiden, evenementen organiseren, procesoptimalisaties begeleiden of afdelingen samenvoegen. Heel verschillend op het eerste gezicht. Maar de hobbels die ze tegenkomen, lijken opvallend veel op elkaar.
“Ik reik veel aan, maar we leren ook veel van elkaar. Daar ben ik ook voor: om dat gesprek op gang te brengen.”
Dat vraagt wel iets van de sfeer in de groep. Barbara besteedt bewust aandacht aan veiligheid, want leren gaat verder dan theorie opnemen.
“Leren is ook gewoon leuk. Het mag gezellig zijn, er mag gelachen worden. Maar dat betekent ook dat je iets moet doen aan veiligheid in een groep, dat mensen hun eigen kwetsbaarheid durven te laten zien.”
Ze doet dat onder andere door haar eigen kwetsbaarheid te laten zien.
“Ondanks mijn jarenlange ervaring, gaan er bij mijn projecten ook wel eens dingen mis. Dat is juist goed om te laten zien. Want dan draait het erom: wat haal ik hier nou uit, wat kan ik anders doen, wat kan ik er zelf van leren?”
De laatste fase is de meest onderschatte
Projecten die goed beginnen en soepel verlopen, stranden vaak alsnog bij de afronding. Niet omdat er iets misgaat, maar omdat iedereen al verder is gegaan voordat het project officieel is afgesloten.
“Veel projecten ronden nooit echt af of gaan in het luchtledige op. Dus ook die laatste fase markeren we goed.”
Een bewuste afronding is niet een feestje of een evaluatieformulier. Het is het moment waarop je vastlegt wat je hebt geleerd, de overdracht organiseert en het team de ruimte geeft om los te laten. Het verschil tussen een organisatie die na elk project iets opbouwt, en een organisatie die steeds opnieuw bij nul begint.
Wil je beter begrijpen waarom projecten vastlopen en wat jij als projectleider anders kunt doen?
Bij Next Ground Academy geeft Barbara de tweedaagse training Projectmanagement Basis. Je werkt aan de hand van je eigen project, oefent met de situaties die je in de praktijk tegenkomt en leert van de ervaringen van anderen in de groep.
“Ik vind het gewoon belangrijk dat iedereen die een training heeft gevolgd denkt: daar heb ik iets aan in mijn eigen werk, daar kan ik morgen mee aan de slag.”
De training is bedoeld voor professionals met een sturende rol in projecten: als projectleider, coördinator of adviseur, met tot ongeveer vijf jaar ervaring. Je bent op het moment van de training bezig met een project of staat op het punt er één te starten.
Barbara verdwijnt niet zodra de training voorbij is. Via mentorship blijft de lijn open voor de vragen die pas opkomen als je weer achter je bureau zit.
Bekijk het programma en schrijf je in via de trainingspagina. Of neem contact op met Marianne Noiman als je eerst wilt sparren over wat jouw situatie vraagt.